Cómo contratar a un asistente virtual de Shopify (+plantilla de trabajo gratuita)

Un asistente virtual de Shopify puede cambiar las reglas del juego para tu negocio.

Ahora lo entendemos: como emprendedor, es natural que quieras gestionar todos los aspectos de tu tienda de comercio electrónico.

Sin embargo, a medida que su empresa crece, es fundamental centrarse en las áreas que ofrecen el mayor retorno de la inversión para su tiempo. Porque, como afirma el empresario Jim Rohn:

«El tiempo vale más que el dinero. Puedes conseguir más dinero, pero no puedes conseguir más tiempo».

Si te has visto abrumado por las operaciones del día a día y quieres liberar tiempo para concentrarte en el crecimiento, entonces contratar un asistente virtual de Shopify podría ser justo lo que necesitas.

Por eso, en esta guía, desglosaremos exactamente lo que necesitas saber para atraer a los mejores VA de Shopify a tu negocio.

¿Suena bien? ¡Vamos a entrar!

¿Qué es un asistente virtual de Shopify?

Un asistente virtual para Shopify (también conocido como VA) es un trabajador remoto que te ayuda a administrar tu negocio de manera más eficaz.

A diferencia de los autónomos o los contratistas, los asistentes virtuales suelen ser generalistas, lo que significa que tienen un amplio conocimiento de muchos procesos de comercio electrónico sin especializarse en ningún área en particular.

Este amplio conocimiento hace que los VA sean perfectos para administrar las operaciones diarias de su negocio de comercio electrónico.

Por lo general, los asistentes virtuales de Shopify se encargan de tareas que requieren mucho tiempo, como el servicio de atención al cliente y el cumplimiento de pedidos, aunque muchos también tienen otras habilidades, como gestión de redes sociales, redacción de textos publicitarios y Optimización del tamaño de imagen de Shopify habilidades también.

Por lo general, un VA es la «primera contratación» para los propietarios de tiendas Shopify porque es una forma muy rentable de obtener la ayuda que necesitas sin arruinarte (además, ¡sus servicios son deducibles de impuestos!)

Claro, renunciar a una parte del negocio por el que te has esforzado tanto puede ser un desafío, pero si quieres crecer, en algún momento tendrás que empezar a delegar tareas.

Contratar a un asistente virtual de Shopify es la mejor manera de practicar las habilidades de delegación, administración y contratación sin correr mucho riesgo, todas habilidades que necesitarás para convertirte en un propietario de negocio exitoso.

¿Qué tareas puede realizar un asistente virtual de Shopify?

Los propietarios de tiendas Shopify suelen contratar asistentes virtuales para realizar tareas administrativas.

Por lo general, si tiene una tarea repetitiva, puede delegarla en un VA. Siempre y cuando puedas explicarla con claridad, la mayoría de los asistentes virtuales estarán encantados de aprender a realizarla.

Dicho esto, muchos asistentes virtuales de Shopify no solo son útiles para tareas repetitivas, sino que puedes encontrar muchos que tienen una variedad de habilidades, desde ventas hasta diseño gráfico.

Estas son algunas de las cosas más comunes con las que un asistente virtual de Shopify puede ayudar:

• Servicio de atención al cliente: Cómo gestionar los correos electrónicos, las llamadas y los mensajes de los clientes
• Gestión de redes sociales: Crea publicaciones, selecciona contenido e interactúa con tus audiencias sociales
• Investigación: Estudiando a los competidores, buscando nuevos productos ganadores & proveedores mayoristas, investigando el mejores aplicaciones de ventas adicionales de Shopify, etcétera,
• Gestión general de la tienda: Importación de productos, redacción de descripciones, organización de colecciones, gestión de pedidos, creación de ofertas de venta, etc.
• Tareas administrativas: Contabilidad básica, investigación, reserva de citas, lugares, vuelos, hoteles, etc., para usted y sus empleados.

Como puedes ver, tener un asistente virtual de Shopify que se encargue de estas tareas te quita mucho trabajo y te devuelve un tiempo valioso a tu día.

¿Cuándo es el momento adecuado para contratar un asistente virtual de Shopify?

A medida que amplias tu negocio, la gestión de las solicitudes de los clientes y el cumplimiento de los pedidos pueden empezar a ocupar una cantidad excesiva de tiempo.

La decisión de contratar a un asistente virtual se reduce a una cosa: el costo de oportunidad.

Por ejemplo, si dedica una hora al día a responder los correos electrónicos de los clientes, ¿podría dedicar ese tiempo a hacer algo más productivo si lo gestionara un VA?

O dicho de otra manera: ¿podría hacer algo que generara más ingresos que el costo de pagar a su VA durante esa hora?

Si respondiste que sí, entonces contratar a un asistente virtual de Shopify probablemente tenga sentido.

Dicho esto, los emprendedores de Shopify suelen precipitarse y contratar asistentes virtuales demasiado pronto.

Como regla general, si no has gestionado tu servicio de atención al cliente ni gestionas los pedidos durante un período de tiempo decente, es mejor no delegar esa responsabilidad todavía a un VA.

¿El motivo? Porque cuando esté en las trincheras, podrá crear pautas concretas y establecer los estándares apropiados para el VA que eventualmente contrate.

Además, tratar con los clientes uno a uno le brinda una visión única de cómo comunicarse con ellos, lo que a su vez fortalecerá otras áreas de su negocio.

Sin embargo, si te quedas atascado todos los días, siempre te cuesta tiempo y deseas constantemente no tener que responder correos electrónicos, entonces, por supuesto, intenta contratar a un VA por un par de horas a la semana.

Si descubres que tu nuevo tiempo libre está cosechando grandes beneficios para tu negocio, puedes subcontratar por completo las tareas administrativas restantes y concentrarte en lo que mejor sabes hacer.

¿Cuánto debes pagar a tu asistente virtual de Shopify?

Como cualquier trabajo, existe una amplia variedad de rangos de precios para contratar asistentes virtuales.

En general, los asistentes virtuales con sede en EE. UU. cobrarán una tarifa más alta que los de países como Filipinas.

Las habilidades de un asistente virtual de Shopify también afectarán significativamente sus tarifas: cuantas más habilidades ofrezcan, mayor será la tarifa.

Las tarifas a menudo se cotizan por hora, aunque los contratos de tarifa fija y los anticipos mensuales también son cada vez más populares.

Como guía general, puedes esperar pagar a un asistente virtual extranjero entre 5 y 12 dólares por hora por trabajos básicos como el servicio de atención al cliente y el cumplimiento de pedidos. Por el equivalente en EE. UU., te costará más o menos entre 15 y 20 dólares/hora, dependiendo de la experiencia del VA.

Si está buscando un «asistente ejecutivo» de alto nivel para su empresa, puede esperar pagar entre 20 y 50 dólares más por hora.

También vale la pena tener en cuenta el tiempo que necesitarás invertir en la formación y la gestión de la relación junto con la cuota a la hora de tomar una decisión final.

Cómo contratar a los mejores asistentes virtuales de Shopify

Contratar a un asistente virtual es una decisión que no debes tomar a la ligera. Al igual que al contratar a un empleado, debes asegurarte de que esté debidamente investigado y de que pueda trabajar con un alto nivel de calidad.

El primer paso para contratar un orientado al servicio al cliente El VA comienza con usted: debe documentar las tareas que desea que completen de una manera que sea fácil de entender.

1. Documente sus procesos

Si tiene que capacitar a un VA sobre cómo usar varias herramientas y plataformas, podría terminar creando más trabajo para usted.

Esto se debe a que contratar un asistente virtual de Shopify nunca es tan simple como parece. Invariablemente habrá cosas que no sepan hacer y problemas que surjan.

La mejor manera de minimizar estos problemas es tener un conjunto completo de documentación a la que recurrir cuando las cosas salen mal.

Para mejorar la comprensión, asegúrate de incluir gifs, capturas de pantalla, vídeos e instrucciones claras al crear tu documentación.

También vale la pena crear una serie de frases de servicio al cliente para situaciones comunes, de modo que los asistentes virtuales puedan agilizar el proceso de atención al cliente y evitar que se pierdan cosas en la traducción.

Para convertirte en un experto en delegar, crea un diagrama de flujo con los pasos de acción que anticipen las situaciones frecuentes del servicio de atención al cliente, por ejemplo: «Si el paquete de un cliente no llega en un plazo de siete días, envía la respuesta #14. Si el paquete no llega antes del día 14, emite un reembolso.

Por último, considera cuidadosamente las herramientas que utilizas para administrar tu negocio (p. ej. Gorgias, Mailchimp, Buffer, etc.) y qué tan competentes son los posibles asistentes virtuales con ellos.

Los asistentes virtuales de Shopify que tengan experiencia con las plataformas que utilizas te harán la vida mucho más fácil que si tuvieran que empezar de cero, ya que cada herramienta tiene su propia curva de aprendizaje.

2. Elija una plataforma para investigar los asistentes virtuales de Shopify

Hay varios lugares en los que puedes encontrar excelentes asistentes virtuales que te ayudarán a administrar tu negocio de comercio electrónico:

• Upwork: La plataforma de talento más grande de Internet con miles de asistentes virtuales de calidad entre los que elegir. Realizar los pagos es fácil y el proceso de contratación es muy sencillo: nuestra mejor opción para contratar a su primer VA.

• Fiverr: un mercado de bajo costo donde puede encontrar asistentes virtuales decentes a precios tan bajos como 3 dólares/hora

• Onlinejobs.ph: Un mercado independiente de gran valor centrado en autónomos con sede en Filipinas

• Liberar: Un servicio que examina previamente a los asistentes virtuales y solo permite que los solicitantes de primer nivel ingresen a la red.

• Mando a distancia: Uno de los principales Alternativas a Rippling, la plataforma de Remote ayuda a las empresas a contratar empleados internacionales, pero también es donde encontrarás a algunos de los mejores contratistas del mundo.

Examine cada sitio y decida cuál es el más adecuado para su negocio. Para este tutorial, nos centraremos específicamente en el uso de la plataforma Upwork.

3. Crear una descripción del puesto de asistente virtual

Una descripción de trabajo bien elaborada es crucial para atraer el tipo correcto de talento. Considéralo tu primer filtro para acotar tu búsqueda.

Cuando escribas tu descripción, incluye:

• Detalles del trabajo: horas de trabajo, tasa de pago, lista de tareas que realizarán.
• Imprescindibles: inglés fluido, experiencia específica, etc.
• Aplicaciones y herramientas: el software (p. ej., servicio de asistencia, marketing por correo electrónico) con el que gestionas tu empresa
• Es bueno tenerlo: habilidades y talento adicionales que tendría un candidato ideal
• Biografía de la empresa: deja que los autónomos sepan un poco sobre tu negocio

Más adelante en esta entrada de blog, hemos escrito una plantilla gratuita para publicar trabajos de asistente virtual. Así que siéntete libre de robarla cuando crees la descripción de tu puesto.

4. Busque candidatos calificados

En el plan básico, Upwork te permite invitar a un máximo de 15 candidatos a tu puesto de trabajo.

Esto es muy poderoso porque si sabes cómo buscar el talento adecuado, puedes acelerar enormemente el proceso de contratación (además de encontrar a los mejores candidatos).

Un excelente punto de partida para tu búsqueda es fijar tu presupuesto en 10 €/hora (o menos) y filtrar por autónomos con sede en Filipinas.

Los asistentes virtuales de Filipinas suelen tener un excelente nivel de inglés y están dispuestos a trabajar por tarifas más baratas que las personas que viven en los EE. UU.

Usa palabras clave como «Shopify», «AutoDS» y «Dropified», o cualquier palabra clave que sea relevante para tu negocio.

Upwork te presentará una lista de asistentes virtuales entre los que elegir. Echa un vistazo a sus reseñas, descripciones de perfil y experiencia, ¡y pulsa «Invitar a un trabajo» si crees que son una buena opción!

Continúa hasta que invites al menos a 15 asistentes virtuales destacados a tu puesto de trabajo. Deja tu publicación activa durante tres o cuatro días.

Cuando regrese, debería tener una buena lista de asistentes virtuales bien calificados esperándolo.

5. Realizar entrevistas

A continuación, es el momento de realizar entrevistas.

Usa las preguntas de pantalla como guía aquí: elige a los tres mejores candidatos y ponte en contacto con ellos para concertar una entrevista por Skype, Zoom o directamente en la plataforma Upwork.

Esta es una lista de preguntas que puedes hacer al entrevistar a los candidatos:

• ¿Cuál es su principal experiencia como VA?
• ¿Cuéntame tu experiencia con Shopify/eCommerce?
• ¿Está familiarizado con alguna métricas de satisfacción del cliente?
• ¿Con cuántos clientes trabajas ahora mismo?
• ¿Cuál es su disponibilidad y horario de trabajo?
• ¿Qué habilidades o rasgos esenciales tienen las escuelas de VA?
• ¿Tienes algún problema con el wifi o la electricidad?
• Hoy tiene una fecha límite, pero su portátil se bloquea. ¿Qué haces?
• ¿Cuáles son sus intereses fuera del trabajo?
• ¿Cuáles son tus objetivos?

Hacer preguntas como esta debería darte una idea más clara de las motivaciones y talentos del candidato.

Graba cada entrevista para poder volver a verla antes de tomar la decisión final sobre a quién quieres contratar.

Plantilla de descripción del puesto de asistente virtual de Shopify

Aquí tienes una plantilla de trabajo de asistente virtual que puedes robar. Asegúrate de editarla para que se adapte lo más posible a tus necesidades. Cuanto más relevante sea tu oferta de trabajo, mejor será la calidad de los candidatos que obtendrás.

Se necesita VA para una tienda Shopify de rápido crecimiento (TRABAJO A LARGO PLAZO)

Si tienes un inglés perfecto, experiencia en Shopify y puedes brindar asistencia a través del chat en vivo, el teléfono y el correo electrónico, te necesitamos.

Este es un trabajo estable a LARGO PLAZO con mucho espacio para crecer, obtener bonificaciones y aumentos basados en el desempeño a lo largo del tiempo y progresar a puestos gerenciales dentro de nuestra empresa.

Detalles del trabajo:

- 8 horas/día 6 días a la semana (domingos libres)

- Capacidad para trabajar en horario comercial en EE. UU.

- Entrenamiento rápido (1 mes) con salario base

- Una tarifa mensual fija de 500 a 800 dólares al mes (400 dólares durante la formación)

El candidato debe tener:

- Inglés perfecto, escrito y verbal

- Experiencia con Shopify

Una gran ventaja será:

- Experiencia con (su mesa de ayuda)

- Experiencia con Timedoctor (+ otras herramientas que utilizas para colaborar)

- Capacidades de redacción

- Experiencia de marketing por correo electrónico

- Escriba «Banana» cuando presente la solicitud

- Experiencia de cumplimiento de Aliexpress (si corresponde)

- Conocimientos de diseño (PS) (si corresponde)

- cualquier otra cosa que se te ocurra (por favor, indícala en tu solicitud)

Buscamos una persona que aprenda rápido, que trabaje en equipo y, lo que es más importante, una persona honesta con la que podamos trabajar durante al menos los próximos años. Somos una empresa divertida que nunca se ocupa de la disciplina. O nos divertimos juntos y el trabajo está hecho, o no trabajamos juntos:)

Un consejo adicional es incluir una línea que diga algo como: «Por favor, escribe «Banana» cuando presentes la solicitud».

La razón es que algunos solicitantes copian y pegan su solicitud en cientos de trabajos diferentes; es mejor filtrar a estas personas y centrarse en las personas que se tomaron el tiempo de leer la descripción de su puesto.

En Upwork, también puedes incluir preguntas de selección. Utilízalos para concentrarte en las mejores aplicaciones:

Cómo administrar tu asistente virtual de Shopify

Una vez que haya contratado al asistente virtual adecuado, el siguiente paso más importante es administrarlo de manera efectiva.

El primer paso es configurarlos en tu canal de comunicación, ya sea Slack, correo electrónico, Skype o Google Meet.

A continuación, querrá ponerlos al día con sus procesos y sistemas.

1. Recuerde proteger la información confidencial

La confianza es la base de todas las grandes relaciones laborales. Y en el 99% de los casos, se generará mucha confianza entre usted y su VA.

Sin embargo, cuando compartes el acceso a tus cuentas por primera vez, es aconsejable conceder a tu VA acceso solo a la información esencial que necesita para realizar su trabajo.

En Shopify, es fácil configurar un servicio limitado cuenta de personal y regalar a un colaborador acceda para que pueda elegir una variedad de permisos y, al mismo tiempo, mantener la privacidad de otras áreas de su cuenta.

La mayoría de las demás plataformas, como Facebook, Gorgias y Zendesk, también te permitirán añadir cuentas de personal.

En el caso de las herramientas o el software que utiliza como usuario único, LastPass es una excelente opción para compartir contraseñas con los VA sin tener que revelarlas.

Además de proteger tu información privada, también es aconsejable que tu asistente virtual firme un acuerdo de confidencialidad.

Dado que los VA suelen trabajar con varios clientes, lo último que desea es que tengan libertad para compartir información confidencial con la competencia.

2. Utilice un sistema de rendición de cuentas

El trabajo remoto significa que puede ser difícil saber cuánto trabajo está realizando su VA.

Del mismo modo, dada la naturaleza irregular de las tareas de un VA, puede resultarles difícil hacer un seguimiento preciso del número de horas que trabajan.

Un sistema de rendición de cuentas ayuda a proporcionar transparencia y equidad para ambas partes.

Una de las mejores maneras de mantener a todos informados es celebrar una reunión semanal con tu VA o equipo de VA en la que puedas hablar sobre las responsabilidades y tareas de todos durante la semana y responder a cualquier pregunta que puedan tener.

Para un enfoque más cuantitativo, si trabajas en UpWork, tienen una función que permite a los autónomos realizar un seguimiento del tiempo a través de una aplicación de escritorio.

Si trabajas fuera de Upwork, una herramienta como Timedoctor o Alternar puede ayudar a mantener a todos informados sobre la facturación y la carga de trabajo.

Si bien las herramientas de grabación de pantalla pueden resultar un poco invasivas (¡la opinión de un antiguo profesional independiente!) , muchos propietarios de tiendas de comercio electrónico exigen que los VA utilicen este tipo de software.

El mejor consejo es utilizar la grabación de pantalla como último recurso, cuando las horas facturables de un VA parecen estar muy desfasadas con el trabajo que tienen que demostrar.

¡Contrata un asistente virtual de Shopify hoy mismo!

Cuando Jeff Bezos creó Amazon en su garaje, él mismo administraba todo el negocio.

Obtuvo los libros, creó su sitio web, envió los pedidos y se ocupó del servicio de atención al cliente.

Hoy en día, no hace nada de eso. Él es servicio de atención al cliente subcontratado, cumplimiento y todo lo demás.

La verdad es que renunciar a una parte de su negocio puede ser una experiencia estresante y desafiante para muchos emprendedores.

Sin embargo, en muchos sentidos, el proceso de hacer crecer tu negocio es un proceso de abandono.

Contratar un asistente virtual de Shopify cuesta dinero. Pero también te permite ahorrar tiempo en tu bolsillo.

Y esas son horas que puedes dedicar a las cosas que más te importan, ya sea idear nuevas y brillantes ideas para tu negocio o disfrutar de más tiempo con tu familia y amigos.

Preguntas frecuentes sobre Shopify Virtual Assistant

Vamos a responder rápidamente algunas de las preguntas más frecuentes cuando se trata de contratar un asistente virtual de Shopify

¿Qué es un asistente virtual de Shopify?

Un asistente virtual de Shopify es un trabajador remoto que te ayuda con varias tareas relacionadas con tu negocio de comercio electrónico, como:

• Servicio al cliente
• Gestión de redes sociales
• Gestión de la tienda (cumplimiento de pedidos, descripción del producto, etc.)
• Entrada de datos e investigación

¿Vale la pena un asistente virtual?

Un asistente virtual vale la pena si eres:

• Ya estás familiarizado con la gestión de todos los aspectos de tu tienda (servicio al cliente, redes sociales, etc.)
• Deseando continuamente tener más tiempo para concentrarse en «problemas más grandes»
• Libre de problemas de flujo de caja inmediatos
• Incapaz de relajarse o tener un equilibrio entre la vida laboral y personal

En general, si crees que un asistente virtual puede liberar el tiempo que dedicas y generar más ganancias que su salario por hora, entonces tiene sentido contratarlo.

¿Cuánto se le debe pagar a un asistente virtual de Shopify?

El pago depende de la experiencia, las habilidades y la ubicación. Dicho esto, una cifra aproximada para un asistente virtual extranjero es de 5 a 20 dólares por hora o entre 400 y 2000 dólares al mes.

¿Cómo pagarle a tu asistente virtual Shopify?

Si contratas a tu VA a través de una plataforma independiente como Upwork o Fiverr, puedes pagarles con una tarjeta de crédito o débito directamente en la plataforma. Fuera de las plataformas, la mayoría de los asistentes virtuales aceptan Paypal, Transferwise o Western Union.

¿Cómo superviso a mi asistente virtual?

Algunas herramientas que puedes usar para monitorear tus asistentes virtuales son:

• Time Doctor: permite a los asistentes virtuales registrar horas
• Trello: ayuda a ofrecer una visión general de las tareas y su progreso
• Slack: útil para mantenerse en contacto y recibir actualizaciones instantáneas
• Upwork: Upwork permite a los asistentes virtuales realizar un seguimiento de las horas y subir capturas de pantalla

¿Cómo dejar que un asistente virtual trabaje en mi tienda Shopify sin darle la contraseña?

En tu panel de control de Shopify, ve a Configuración y haz clic en «Plan y permisos». Allí puedes configurar una cuenta de empleado, elegir los permisos de acceso que deseas y enviar una invitación a tu nuevo asistente virtual.

¿Cómo encontrar un asistente virtual con experiencia en Shopify?

Plataformas como Upwork y Fiverr son los mejores lugares para buscar. Busca en estos sitios con palabras clave como «Shopify», «Oberlo», «Comercio electrónico» y «Dropshipping» para encontrar los mejores VA para el trabajo.