Cómo calcular weeks of supply y mejorar el estado del inventario

Si eres minorista o planeas administrar una tienda de comercio electrónico, sabes lo importante que es administrar y planificar tu inventario. Muchas empresas utilizan la fórmula WOS o la fórmula de semanas de suministro para garantizar un inventario suficiente para satisfacer la demanda.

Su empresa puede beneficiarse de este concepto tan pronto como lo entienda y lo implemente. En esta publicación, te explicaremos en qué consisten las semanas de suministro y te indicaremos las mejores formas de optimizar la planificación de tu inventario.

Vamos a entrar.

¿Qué es Weeks of Supply (WOS)?

Las semanas de suministro (WOS) son un indicador clave de rendimiento (KPI) que todos los vendedores deben vigilar de cerca para conocer el estado de su inventario.

WOS es una fórmula que tiene en cuenta la rapidez con la que vendes ciertos productos y el tiempo que tardas en conseguir existencias. En el mundo del comercio electrónico, ayuda a los comerciantes a ver el inventario en términos de tiempo.

Con él, puede determinar cuánto tiempo permanecerá el inventario actual en función de la demanda de ventas. Con WOS, en función del inventario que tengas disponible y de las ventas semanales previstas, acabarás determinando cuántas semanas tardarás en vender un artículo en concreto.

Por qué es importante calcular las weeks of supply

Incluso en las empresas que tienen una buena gestión del inventario, por lo general hay margen de mejora. Por lo tanto, dediquemos un momento a revisar por qué es importante calcular las semanas de suministro:

1. Mejor gestión del inventario

La gestión del inventario hace que un negocio funcione o fracase. Los problemas con el inventario suelen provocar pérdidas empresariales e incluso provocar la quiebra de la empresa.

Una excelente gestión del inventario logra un buen equilibrio entre el inventario que entra y el que sale. También controla el momento y el precio de los activos no capitalizados y las partidas en stock, lo que permite a su empresa alcanzar beneficios óptimos.

2. Evitar la falta de existencias

Saber con qué rapidez su empresa agotará sus niveles de inventario en promedio le ayuda a establecer puntos de repedido más precisos. De este modo, puedes reponer tus existencias a tiempo y disponer de la cantidad adecuada de SKU cuando sea necesario.

Si tienes menos existencias agotadas, puedes ofrecer a tus clientes una experiencia óptima y evitar pedidos pendientes.

3. Minimizar el exceso de inventario

Incluso si su proveedor entrega sus artículos a tiempo de manera constante y aún no ha experimentado un retraso en el suministro, es de esperar que surjan problemas. Se producirán retrasos inesperados en el transporte y la producción, como un cuello de botella por parte de nuestro proveedor o un retraso debido a las condiciones meteorológicas, lo que provocará que tus productos se devuelvan mucho más tarde de lo esperado.

En esta situación, las existencias de seguridad actuarán como su defensa contra una posible falta de existencias, lo que procesará su pedido hasta que se entreguen las existencias que solicitó.

4. Eficiencia de cadena de suministro

Si bien las cadenas de suministro han estado aquí durante mucho tiempo, recientemente muchas empresas las han prestado atención como un valor agregado a sus operaciones.

Al administrar las cadenas de suministro, las empresas pueden reducir los costos excesivos y entregar los productos a los clientes mucho más rápido. Esto se puede lograr manteniendo un control estricto de los inventarios internos, la distribución, las ventas, la producción interna y los inventarios de los proveedores de la empresa.

5. Planificación financiera

Cualquier mejora en la gestión del inventario también se traduce en un mejor flujo de caja. Puede reducir las pérdidas si planifica el inventario de su empresa en consecuencia.

De esa manera, no tendrá que gastar de más en los productos que no necesita. La cantidad de productos en tus estantes que no se vendieron se mantendrá en un mínimo. Te permite mantener tu inventario de forma rotativa, ya que muchos más clientes comprarán lo que vendes.

La fase descendente significa que obtendrá más ingresos y que su empresa tendrá menos gastos a largo plazo. Te permite disponer de más capital libre en las áreas que consideres oportunas.

6. Análisis de demanda y estacionalidad

Las fluctuaciones en la demanda de inventario son las principales razones por las que debes tener un stock seguro. Hay muchos factores que pueden afectar a estos picos de demanda, entre los que se incluyen los cambios repentinos en las tendencias de los clientes, los cambios de estación, las compras por pánico o la salida de la competencia. Encuentra productos ganadores que puedas vender desde el primer momento aquí.

El stock de seguridad le dará a su empresa suficiente espacio para que pueda reponer las existencias rápidamente y, al mismo tiempo, satisfacer la creciente demanda.

7. Reduzca su capital circulante

Un ciclo de capital circulante prolongado significa que el efectivo está inmovilizado en su negocio. Si tienes muchos productos en un almacén, no puedes usar ese dinero para hacer crecer tu negocio (o mantenerlo vivo).

«La reducción del ciclo del capital circulante libera efectivo para proporcionarle un sustento en tiempos difíciles». Dice Sean Meagher, director ejecutivo del minorista de abarrotes de comercio electrónico Shuppa. «Esto es especialmente importante para los minoristas en 2023, ya que los tipos de interés son altos, lo que significa que pedir dinero prestado es mucho más caro», añade.

8. Mejores relaciones con los proveedores

Si conoces tus niveles de inventario por adelantado, puedes mantener la coherencia de tus pedidos y comunicarte con tus proveedores a un ritmo más rápido. La precisión de las semanas de suministro facilita mucho las cosas y le ayuda a establecer mejores relaciones con los proveedores.

9. Optimice sus niveles de inventario de productos perennes y de temporada

Los productos Evergreen se venden constantemente durante todo el año. Mientras tanto, los productos de temporada, como las decoraciones navideñas o los protectores solares, pueden reflejar un evento o una época del año en particular.

Una buena planificación del inventario tendrá en cuenta estas previsiones estacionales para que sepas cuánto necesitas reordenar sin llenar tu almacén con todo este exceso de inventario. Eche un vistazo a los mejores guías de envío y cumplimiento aquí.

Cómo calcular weeks of supply

Para calcular las semanas de suministro, necesitas dos datos: la cantidad de inventario y la tasa de consumo semanal promedio.

La fórmula para calcular las semanas de suministro es la siguiente:

Semanas de suministro = (cantidad de inventario disponible)/(tasa de consumo semanal promedio)

Así es como puedes calcularlo paso a paso:

1. Determine la cantidad de inventario: Se refiere a la cantidad de inventario que tienes disponible actualmente. Se puede medir en unidades, kilogramos o cualquier otra unidad de medida relevante.

2. Determine la tasa de consumo semanal promedio: Es la cantidad promedio de inventario consumido o vendido por semana. Para calcular esta tasa, necesitas datos históricos sobre la cantidad de inventario consumida durante un período específico, como el volumen promedio de ventas semanales. Este período debe ser coherente con el período de suministro de semanas que estás considerando.

3. Introduce los valores en la fórmula: Divida la cantidad de inventario por la tasa de consumo semanal promedio para obtener las semanas de suministro. El resultado indicará el número de semanas que se espera que dure tu inventario actual en función de la tasa de consumo semanal promedio.

Por ejemplo, supongamos que tienes 1000 camisetas azules en tu almacén de comercio electrónico, y vendes una media de 200 camisetas azules por semana. Usando la fórmula:

Semanas de suministro = 1000 unidades/200 unidades por semana = 5 semanas

En este caso, tiene un suministro de camisetas azules para 5 semanas según su tasa de consumo semanal promedio.

Recuerda que este cálculo presupone una tasa de consumo constante y no tiene en cuenta los cambios en la demanda ni otros factores que puedan afectar a los niveles de inventario. Es importante revisar y ajustar el cálculo con regularidad para reflejar los cambios en los patrones de consumo o las condiciones del mercado.

Errores comunes al calcular weeks of supply

Si bien WOS es una fórmula muy útil para ayudarte a determinar los suministros de tu inventario, su falta de precisión también provoca un exceso innecesario de inventario.

Esto se debe a que, a menudo, se calcula en semanas en lugar de en días, y los minoristas pueden quedarse sin darse cuenta con efectivo en los días en que sus acciones no se venden.

Para ser más específicos, estos son los errores más comunes al calcular las semanas de suministro:

1. Depende de la insuficiencia de datos

WOS es un KPI de gestión de inventario simple que evalúa el estado de su inventario, ya que solo necesita conocer sus niveles de inventario actuales y los cálculos de demanda anteriores.

Si bien esto simplifica la computación, también hace que las herramientas de previsión de suministros para semanas sean menos precisas. Esto se debe a que no se tienen en cuenta algunos de los factores que pueden afectar a la demanda, como las tendencias de los DTC, la escasez de materias primas, etc.

2. Ignorando la estacionalidad

También debes destacar los productos que muestran una tendencia estacional. Si bien la estacionalidad puede parecer un concepto simple a primera vista, no lo es. El desafío está en los productos que no son tan obvios.

Al saber qué son estos artículos, cuándo alcanzarán su punto máximo y cuándo están fuera de temporada, puedes aumentar o disminuir su demanda cuando sea necesario.

3. Ignorar las tendencias de ventas

La popularidad de un producto cambia con el tiempo. Incluso los minoristas en línea se vieron sorprendidos por el pánico durante la fase de compra provocada por el pánico durante la pandemia. Incluso los suministros más importantes llegaron a niveles sin precedentes, lo que provocó un desabastecimiento generalizado y retrasos en los envíos.

Su fórmula de WOS fallará cuando se produzcan cambios en el mercado en tiempo real cuando:

• No tiene en cuenta el aumento sin precedentes de la demanda (ya que normalmente se basa en datos históricos).
• Normaliza este aumento para sus cálculos en el futuro: en el caso de compras por pánico durante la pandemia, este tipo de demanda no suele durar.

Supongamos que se queda sin stock debido a un cambio reciente en el mercado. Sus ventas no se detuvieron porque no hubiera demanda. Se detuvieron porque había más demanda de la que tienes en tu inventario.

Su cálculo de WOS no reflejaría esto, lo que podría dejar sus operaciones futuras en la oscuridad.

4. Datos insuficientes

Con semanas de suministro, normalmente se utilizan datos limitados para calcular los niveles óptimos de existencias.

Si bien conoces tu pronóstico de OH, velocidad e incluso algunos datos a nivel de SKU, es posible que debas considerar otras campañas de marketing, eventos dirigidos directamente al consumidor y otros datos que podrían ser influyentes.

5. Calidad de sus salidas de datos

En el mundo del comercio minorista, probablemente hayas escuchado la frase «basura entra, basura sale».

Si confía en datos comprometidos o inexactos en sus cálculos, la información de salida no le proporcionará los resultados deseados. Esto se aplica no solo a las aplicaciones de WOS, sino a todos los KPI de gestión de inventario.

6. No tiene en cuenta el crecimiento viral

Probablemente hayas visto una publicación que se hizo viral. Sin embargo, desde el punto de vista operativo del negocio, una publicación viral puede provocar graves problemas logísticos, especialmente para las marcas más pequeñas de DTC con un presupuesto limitado.

Por lo tanto, en este escenario, WOS no funcionará. Esto se debe a que una publicación viral puede provocar picos de demanda que no solían mostrarse en las tendencias anteriores. Además, no es necesario que planifiques la viralidad. Por lo tanto, normalmente es necesario que esté representada en las previsiones, que se pueden utilizar en el caso del FWOS.

Consejos para optimizar weeks of supply reabastecimiento de inventario

1. Manténgase al tanto de las cantidades mínimas de pedido (MOQ)

Cuando haces un pedido a fabricantes o mayoristas, generalmente requieren que les pagues con una cantidad mínima de pedido o MOQ. Esto significa que algunos clientes suelen ser rechazados si no pueden cumplir con la cantidad mínima de pedido.

Si bien puede parecer contradictorio que las empresas rechacen a los clientes, es vital saber cómo funciona el MOQ y por qué ciertos proveedores los eligen, especialmente en el caso de empresas de bajo margen o altamente personalizadas. Las cantidades mínimas de pedido pueden mejorar tus resultados si se gestionan bien.

2. Analice el rendimiento y las existencias

Aún debes saber si has perdido parte de tu inventario debido a daños o a la amenaza de algo más.

Una de las mejores maneras de mantenerse al tanto de sus niveles de inventario es realizar auditorías periódicas. Puede realizar comprobaciones completas de existencias con regularidad. Sin embargo, a menudo se dejan grandes brechas entre cada una de ellas. Otra alternativa es hacer recuentos cíclicos consistentes.

Por lo general, implica contar una pequeña parte de sus acciones diaria o semanalmente. A largo plazo, puede comprobar todo su inventario sin cerrar sus operaciones comerciales.

3. Prevea las fluctuaciones estacionales

Los pronósticos estacionales suelen consistir en que los propietarios y gerentes de negocios determinan el flujo y reflujo de sus ventas durante todo el año o durante varias temporadas.

Por lo general, las necesidades de sus clientes cambian de una estación a otra. Por lo general, no verás un gran volumen de ventas de trajes de baño si estás en pleno invierno. Además, es poco probable que encuentres decoraciones navideñas durante los meses de verano.

Algunos cambios son más sutiles. Supongamos que las ventas de material de oficina pueden experimentar un aumento en las ventas a principios de año, pero también pueden experimentar otro repunte cuando se programen los exámenes finales.

Predecir los cambios de temporada puede marcar una diferencia significativa en sus niveles de existencias. Con una previsión precisa de la demanda, puede satisfacer mejor las necesidades de sus clientes y aumentar sus ventas.

4. Mantenga relaciones sólidas con los proveedores

Tener una buena relación con sus proveedores ayuda a mejorar su servicio al cliente y su eficiencia.

Una buena relación con los proveedores también le brinda una nueva perspectiva, lo que le permite tener más oportunidades. Si su negocio está prosperando, también lo harán sus proveedores, por lo que todos salen ganando.

Por lo tanto, si desea mantener una excelente relación con el proveedor, debe abordarla correctamente. Hacerlo le permitirá prepararse, especialmente si realiza un seguimiento adecuado de la variabilidad y, a continuación, basa sus previsiones en modelos personalizados.

5. Manténgase al tanto de la variabilidad del suministro

En pocas palabras, la variabilidad del suministro se refiere a la diferencia entre los plazos de entrega esperados y reales. A largo plazo, esto puede afectar a la capacidad de una marca para mantenerse en stock y satisfacer la demanda.

Por ejemplo, históricamente, los plazos de entrega, en promedio, se pronostican entre 8 y 10 semanas. Sin embargo, algunas marcas pueden tener plazos de entrega 3 veces más largos de lo habitual.

Debe controlar sus plazos de entrega para saber si se produce esta variabilidad en el suministro, lo que a su vez podría aumentar el riesgo de que se agoten las existencias.

Sin embargo, si haces un seguimiento preciso de tu cálculo de WOS, puedes identificar estos cambios y tener en cuenta cualquier retraso en el suministro en el proceso de reabastecimiento.

¡Avanza y calcula weeks of supply!

Entonces, ¿WOS es adecuado para su empresa? Ahora ya sabe lo que son semanas de suministro, la importancia de su precisión, cuáles son los inconvenientes más comunes y cómo puede establecer objetivos.

Si tienes en cuenta estas cosas, puedes asegurarte de que todos tus niveles de inventario se mantengan equilibrados y evitar que se agoten las existencias. Como resultado, aumentará el flujo de caja y los ingresos generales de su empresa. ¡Buena suerte!

Biografía del autor:

Andi Croft es una escritora independiente cuyos principales intereses son los temas relacionados con los negocios, la tecnología y los viajes. Esto se debe a su pasión por dar la vuelta al mundo, conocer gente de todos los ámbitos de la vida y traer consigo la última tecnología para mejorar sus aventuras.