Cómo crear una factura en Shopify (generadores gratuitos incluidos)

Te preguntas «¿Cómo envío una factura en Shopify?» Estás en el lugar correcto.

La facturación es un aspecto crucial de cualquier negocio de comercio electrónico, y Shopify facilita la generación de facturas profesionales para tus clientes.

Esta guía te guiará a través de los pasos para crear facturas en tu tienda Shopify, garantizando un mantenimiento preciso de los registros y una experiencia de cliente perfecta.

¿Qué es una factura en Shopify?

Una factura en Shopify es un documento formal generado por un vendedor (normalmente el propietario de una tienda online) para solicitar a un cliente el pago de los productos o servicios adquiridos.

Sirve como registro de transacciones y describe detalles como los artículos o servicios comprados, sus precios, los impuestos o descuentos aplicables, el importe total adeudado, las condiciones de pago y la información de contacto del vendedor.

En Shopify, las facturas son esenciales tanto para mantener registros financieros precisos como para proporcionar a los clientes un resumen claro de su compra. Pueden generarse automáticamente a través de la plataforma o crearse manualmente para varios tipos de transacciones, lo que garantiza la profesionalidad y la transparencia en las transacciones comerciales en línea.

Cómo crear una factura en Shopify

1. Inicia sesión en tu cuenta de Shopify: Accede a tu Panel de administración de Shopify iniciando sesión con tus credenciales.
2. Navega hasta Pedidos: Desde tu panel de control de Shopify, ve a la sección «Pedidos». Puedes encontrarlo en el menú de la izquierda, en la pestaña «Pedidos».
3. Crear un pedido nuevo:Para crear una factura manualmente, haz clic en el botón «Crear pedido».
4. Agregar detalles del cliente: En la página «Crear pedido», tendrás que añadir la información del cliente. Si el cliente ya existe, puedes buscar su nombre o correo electrónico para completar automáticamente los detalles. Si se trata de un cliente nuevo, puedes introducir su información manualmente.
5. Añadir productos/artículos: Tras añadir los detalles del cliente, desplázate hacia abajo hasta la sección «Detalles del pedido». Aquí puedes añadir productos o artículos a la factura buscándolos en el campo «Añadir productos». Introduce el nombre o el SKU del producto, selecciona el producto correcto e introduce la cantidad. Repite este paso para todos los artículos que quieras incluir en la factura.
6. Fija precios e impuestos: Puedes fijar precios para cada artículo, aplicar descuentos si es necesario y añadir impuestos. Shopify calculará el importe total automáticamente.
7. Método de pago: Especifique el método de pago utilizado por el cliente.
8. Envío y cumplimiento: Si corresponde, puedes introducir la información de envío y elegir un método de envío.
9. Enviar factura por correo electrónico al cliente: Una vez que hayas rellenado todos los detalles necesarios, puedes elegir enviar la factura por correo electrónico al cliente. Existe la opción de enviarle una notificación con un enlace para pagar.
10. Guardar o completar el pedido: Por último, puedes elegir entre «Guardar» el pedido como borrador o «Completar pedido» si quieres finalizarlo.

Recuerda que Shopify ofrece varias plantillas de facturas personalizables, y puedes modificarlas de acuerdo a tus necesidades estilo y requisitos de la marca. Además, si se trata de productos o servicios digitales, es posible que no tengas que ocuparte de los detalles del envío físico o de la gestión logística.

Las mejores herramientas generadoras de facturas de Shopify

También hay dos herramientas que puedes usar para generar facturas para Shopify. Echemos un vistazo rápido a tres de las mejores.

1. Generador de facturas gratuito de Shopify

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El generador de facturas de Shopify crea una factura de aspecto profesional que se puede modificar fácilmente para satisfacer sus necesidades. Es muy fácil de usar: simplemente complete la información requerida y cree una factura en el acto. Puede guardarla, imprimirla o enviarla por correo electrónico directamente a sus clientes. El generador de facturas de Shopify utiliza un diseño profesional que incluye todos los detalles necesarios para unas prácticas de facturación limpias, coherentes y precisas.

2. Generador de facturas de Shopify de PageFly

PageFly también tienen un generador de facturas gratuito para las tiendas Shopify que te permite crear y enviar fácilmente facturas de Shopify en formato PDF. La interfaz es intuitiva y es otra buena opción para crear facturas de Shopify.

Mejores prácticas para crear facturas de Shopify

El envío de facturas puede resultar confuso. Especialmente si es tu primera vez. Estas son las quince mejores prácticas que te ayudarán a enviar facturas en Shopify.

1. Usa plantillas profesionales:Utiliza plantillas de facturas diseñadas profesionalmente que reflejen la imagen de tu marca. La personalización de sus facturas con su logotipo, los colores de su marca y la información de contacto mejora la identidad de su marca.
2. Proporcione detalles claros:Asegúrese de que cada factura incluya información clara y completa, como descripciones detalladas de productos o servicios, precios, cantidades y cualquier impuesto o descuento aplicable.
3. Utilice números de factura secuenciales:Asigne números de factura únicos a cada transacción de forma secuencial. Esto ayuda a la organización y el seguimiento de los pagos.
4. Establezca condiciones de pago claras:Indique claramente las condiciones de pago en la factura, incluida la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados. Esto reduce la confusión y fomenta los pagos puntuales.
5. Automatice la facturación:Aprovecha las funciones de automatización de Shopify para generar facturas automáticamente cuando se realizan los pedidos. Esto reduce el trabajo manual y minimiza las posibilidades de errores.
6. Envíe las facturas a tiempo:Envíe las facturas inmediatamente después de realizar una compra. La facturación puntual mejora tus posibilidades de recibir los pagos con prontitud.
7. Incluya la información de contacto:Asegúrese de que su información de contacto, incluidos el correo electrónico, el número de teléfono y la dirección física, aparezca de forma destacada en la factura. Esto facilita que los clientes se pongan en contacto con ellos si tienen preguntas.
8. Ofrezca múltiples opciones de pago:Ofrezca a los clientes una variedad de opciones de pago, como tarjetas de crédito, PayPal y otras pasarelas de pago en línea, para que les resulte más cómodo pagar.
9. Seguimiento de los pagos atrasados:Controle las fechas de vencimiento de los pagos y envíe recordatorios de pago amables a los clientes que no hayan pagado a tiempo. Shopify puede ayudarte a automatizar estos recordatorios.
10. Mantenga registros precisos:Mantenga un registro completo de todas las facturas, los pagos recibidos y los saldos pendientes. Esto es crucial para la gestión financiera y para fines fiscales.
11. Emita reembolsos y créditos de manera adecuada:Si es necesario, prepárate para emitir reembolsos o créditos de tienda a través de la funcionalidad de reembolsos de Shopify. Comunique claramente estas acciones a los clientes.
12. Revise y concilie las facturas con regularidad:Revise periódicamente sus facturas y registros de pagos para garantizar la precisión y conciliar cualquier discrepancia.
13. Considere las transacciones internacionales:Si su empresa presta servicios a clientes internacionales, tenga en cuenta las conversiones de divisas y cualquier requisito fiscal o aduanero adicional.
14. Busque asesoramiento legal si es necesario:Si su empresa implica transacciones complejas o consideraciones legales, considere consultar a un profesional legal para asegurarse de que sus facturas cumplan con las leyes y reglamentos pertinentes.
15. Ofrezca un excelente servicio al cliente:Responda a las consultas de los clientes relacionadas con las facturas y los pagos. Un excelente servicio de atención al cliente puede ayudar a resolver los problemas rápidamente y a mantener relaciones positivas con los clientes.

Si sigues estas mejores prácticas, puedes agilizar tu proceso de facturación en Shopify, mejorar tu flujo de caja y mantener la profesionalidad en tus interacciones con los clientes.

Preguntas frecuentes de Shopify sobre cómo crear una factura

Vamos a tratar rápidamente algunas de las preguntas más frecuentes sobre la creación y el envío de facturas en Shopify.

¿Puedo crear una factura a través de Shopify?

‍Sí, puedes crear facturas en Shopify. Puedes generarlas manualmente para los pedidos o configurar la facturación automática para agilizar el proceso.

¿Dónde creo una factura en Shopify?

‍Para crear una factura en Shopify, ve a tu panel de administración de Shopify, navega hasta la sección «Pedidos» y haz clic en «Crear pedido». Complete los detalles del cliente, agregue productos y guarde o complete el pedido.‍

¿Cómo creo una factura en PDF en Shopify?

‍Para crear una factura en PDF en Shopify, puedes usar el generador de facturas gratuito de Shopify o Pagefly. Estas herramientas te permiten generar y personalizar facturas en PDF para tus pedidos.

¿Cómo le envío una factura a un cliente desde Shopify?

‍Los clientes reciben las facturas automáticamente por correo electrónico cuando hacen una compra en tu tienda Shopify. También puedes reenviar las facturas o proporcionarlas manualmente desde los detalles del pedido en tu panel de control de Shopify.